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2006/05/19
ロジカル・ライティング
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ビジネスのコミュニケーションの中で「書くこと」は、新人からベ
テランまで避けて通れないことだ。特に、重要な事柄ほど、書いて
伝えることが求められる。
しかも、書くことは話すことと比べると、ごまかしが効かない。話
すなら、聞き手の質問や表情から、自分の説明のわかりにくい点、
不足する点をその場で修正できる。
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■■ ビジネス選書＆サマリー
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━━━━━━━━━━━━━━━━━━━＜読者数50,218部＞━
■今週の選書
■ロジカル・ライティング
■照屋華子／東洋経済
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マッキンぜーのエディターとして活躍する著者が、ビジネス文書を
論理的にわかりやすく書く方法を手引きしてくれます。
【１】
ビジネスのコミュニケーションの中で「書くこと」は、新人からベ
テランまで避けて通れないことだ。特に、重要な事柄ほど、書いて
伝えることが求められる。
しかも、書くことは話すことと比べると、ごまかしが効かない。話
すなら、聞き手の質問や表情から、自分の説明のわかりにくい点、
不足する点をその場で修正できる。
だが、書くときには、書いたものがすべてだ。ひとたび、わかりに
くい文書を発信すれば、読み手は「解読」に多大な時間とエネルギ
ーを費やすか、「解読」を放棄する。すると仕事が滞ってしまう。
わかりやすく、そして、ビジネスである以上、読み手の「なぜ？」
にきちんと根拠を提示できるように書く力は、ビジネスパーソンの
基本スキルといえる。
【２】
文書の組み立てを始めるとき、確認して欲しいのは「自分はこれか
ら文書を書くことで、どんなコミュニケーションをしたいのか」を
確認することだ。
どんなに込み入った報告、提案、依頼、指示も、ビジネス・コミュ
ニケーションである以上、すべて「書き手」「読み手」「テーマ」
「答え」「期待する反応」という５つに整理できる。
まず、情報の発信者である書き手がいて、受け手である読み手がい
る。書き手と読み手の間には、文書のテーマが存在する。テーマに
対する説明が「答え」だ。
文書作成に悩む人の多くは、いきなりこの「答え」に何を書くか、
どうまとめるかにばく進している。しかし「答え」を伝えること
が書くことの目的ではない。
上司に報告書を書くなら、読んだ上司から判断を引き出す、顧客に
提案書を書くなら、読んだ顧客から、商談の機会を引き出すなど、
必ず読み手に期待する反応が必ずあるはずだ。
期待する反応を引き出すために、私たちは文書を書く。これこそが
書くための目的なのだ。
【３】
「日々の業務の中の文書作成について困っていることは？」とビジ
ネスパーソンにヒアリングすると、次のような声をよく耳にする。
「Ａさんは、やったこと全部を山盛りにした報告書を書いてくる。
そのわりにピンとくる部分が少ない」とＢ室長。
「Ｂ室長の指示がいつも漠然としていて困っています。でも、とに
かく期限までに書かないといけないので、山のようなデータと格闘
しています」とＡさん。
この発言の意味するところは深刻だ。わかりにくい文書へとつなが
る落とし穴にはまっている。落とし穴は何で、穴に落ちないために
はどうすれよいか考えてみたい。
【４】
ＡさんとＢ室長は、２つの落とし穴に陥っている。第１の穴は「何
について書くのか」という「テーマ」が曖昧ということだ。
第２の穴は「何のために報告を書くのか」という「期待する反応」
が、視界から消え去ってしまっていることだ。
この２つの穴に落ちつつも、仕事熱心なＡさんは「ともかく何かま
とめて提出しなきゃ」と、期限まで突き進む。これでは、書くこと
自体が目的化してしまう。
その結果が「やったこと全部を山盛りにした報告書を書いてくるが、
ピンとくる部分が少ない・・・」ということになる。
「テーマ」「期待する反応」に「読み手」「書き手」を加えた４つ
は、「何について、何のために、誰が、誰に向けて書くのか」とい
う、文書作成の根っこにあたるものだ。
書き手は、文書を書く前に、得てして「答えには何を盛り込もうか？
どう組み立てようか？」と「答え」についてあれこれ悩みがちだが、
本当はまず「コミュニケーションの設定」を確認するべきなのだ。
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■■選書コメント
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本書は、ベストセラー『ロジカル・シンキング』の著者による続編
です。マッキンゼーのエディターである著者が「ロジカル・シンキ
ング」を文書作成に応用する方法を伝授します。
もともと本書は、著者がコンサルタントのために、文書作成の虎の
巻としてまとめられたものだそうです。コンサルタントといえば、
提案から最終報告まで頻繁に文書を書く機会があります。
そんなコンサルタントが、自分の文書のチェックし、論理的な文章
の書き方を独習できるように体系化したものですから、クオリティ
は非常に高いものです。
頭の中でどれだけ優れたことを考えても、アウトプットしなければ
人に伝わりません。またうまくやらなければ正しく伝わりません。
アウトプットが原因で考えが台無しなるのはもったいないことです。
ビジネス界で代表的なアウトプットの手段が、書くことです。かつ
ての電話や打合せがメールに取って代わられた今、書く機会はます
ます増えています。
ところが、書き方を修得する機会を持った経験のある人は少ないよ
うです。研修制度が充実した会社でも、ライティングまでカバーし
ていることは稀です。
結果、上司や先輩の文章を真似ることになりますが、上司や先輩も
きちんと訓練を受けていなければ、全社がひどい文書を共有するこ
とになります。下手をすると、プレゼン能力や作業効率が落ち、業
績に大きな悪影響を及ぼしてしまいます。
本書では、スッキリ伝わるビジネス文書の作成法を、図解を多用し
ながらステップごとに解説しています。事例も豊富ですので、わか
りやすく、効率的に文書作成が独習できるはずです。文書作成法を
しっかり身につけたい、すべてのビジネスパーソンにお勧めです。
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■■昨日、読んだ本
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『図解・儲けの鍵』（成功家大学[著]主藤孝司[監修]）
→ http://tinyurl.com/q3qql
※儲かり続ける人たちが、その秘訣を解説しています。ムックなの
でさっと読めます。
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