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2010/04/16
速く論理的に書く技術

書く速度が、仕事の速度を変える。
日報、会議の資料など、ビジネスの世界では、意外に書くことが多い。残業時間の多くは書くことに費やされている。だから、速く書けば、仕事の能率は高まる。では、速く書くにはどうすればよいか。まず、書く段階になって考えていたのではだめだ。考える時間は、速く書くことの大敵だ。書くことがうまく出てこないなら、パソコンの前から立ち去ることだ。

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書く速度が、仕事の速度を変える

【１】

日報、会議の資料など、ビジネスの世界では、意外に書くことが多
い。残業時間の多くは書くことに費やされている。だから、速く書
けば、仕事の能率は高まる。

では、速く書くにはどうすればよいか。まず、書く段階になって考
えていたのではだめだ。考える時間は、速く書くことの大敵だ。書
くことがうまく出てこないなら、パソコンの前から立ち去ることだ。

書く内容を考えるのは、どこでもいい。ただ、何を書くかを考える
場所や、条件は決めておくことだ。そうすれば、集中力が増し、考
える習慣を身につけることができる。

私は電車の中か、歩きながら考えている。電車の中では、書くこと
を整理するのにノートを使っている。それは、手を動かして文字を
書くことが、考えをまとめ、思考を促進するのに役立つからだ。

【２】

ビジネス文書には、起承転結が必要だ。これを考えるには、まず書
きたいことの全体を想定することだ。それから、いくつかの細かい
項目に分け、それぞれについて書いていくという方法をとる。

具体的には、文書の種類にもよるが、まず件名を書いた後は「目的」
や「問題の所在」といった項目を書く。次に「問題の定義」や「背
景」という項目がきて、問題の背景や問題の要点を短く説明する。

あとは、要点をいくつかに分け、最後に「結論」や「結び」という
項目にして締めくくる。

項目を設定した後は、それぞれの項目について書く分量を目安とし
て作っておくとよい。そうすれば、構成のバランスがとれるばかり
でなく、楽に文章が書けるはずだ。

【３】

速く走れば息が切れて長い距離は走れない。速く書くことも同じだ。
一気に書くのは、経験的には1600字がいいところだ。1600字なら、
Ａ４一枚に納まるので、全体をそのまま見ることができる。

一気に書いたものは流れがあり、読みやすさがある。最近は、プリ
ントアウトせずに、パソコンの画面上でそのまま読む人が増えてい
る。その際、１ページ分びっしり文章が書かれていると読みにくい。

それを解消するには、段落ごとに行を空けることだ。その際、一段
の分量は400字前後がお勧めだ。一行の文字数にもよるが、だいた
い十行程度になる。

なお、紙媒体での読みやすさと、ディスプレイが面での読みやすさ
は違う。読み手が誰か、どんな状況で読むかなどまで意識して書く
ことが大事なのだ。

【４】

話すことに苦痛を感じる人は少ない。理由は、５つだ。
　「話したことが後に残らないから気楽」
　「ツイッター同様、ひとつの話す区切りが短い」
　「平易な言葉を使っている」
　「相手は必要なところだけを聞いている」
　「相手が反応してくれるから話しやすい」

書く場合は、これらがすべて逆になる。そこで、相手は今、どこに
関心があるのかを意識し、読み手に話しかけているつもりで書けば
いい。

また、話すのと同様、あまり文章を推敲しないことだ。文章は後で
訂正できるが「書いた後は、読み返さない」という覚悟で書くこと
だ。「後で直せばいいや」と気を緩めるといい加減な文章になる。

書いたものをチェックしてもらうなら、他人に目を通してもらうこ
とだ。自分が書いたものは、読みやすくて読み飛ばしてしまいがち
だが、人が書いたものならすぐにどこがおかしいかわかるからだ。

書くより話す方がラクなのは、書くことが習慣になっていないこと
も一因だ。書くことを習慣にすることも、速く書く上では大切なこ
となのだ。

それ以上に大切なことは、日ごろ話す際に、文章を書くのと同じよ
うに、きちんとした文脈や言葉遣いで話すことだ。「話すように書
け」と言うが「書くように話す」ことのほうが奥義なのだ。
 
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■■選書コメント
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本書は、ビジネスパーソンが、文書を速く書くための技術を身につ
ける本です。デジタル化の進展と共に、仕事において、書くことの
比重は日増しに大きくなっています。

だから、書くことのスピードを上げるだけで、仕事全体のスピード
が底上げされるはずです。そんなわけで、誰もが、より速く書く技
術を身につけるべきです。

しかし、速く書くことは、これまであまり意識されてきませんでし
た。職場でもプライベートでも「書く」となると、まとまった時間
をしっかり確保した上で、じっくり取り組むのが普通です。

速く読む技術である「速読」は、ノウハウも体系化され、講座も、
書籍も充実しています。ところが、書くことのスピードに関しては、
放置状態です。だからこそ、チャンスなのです。

本書のねらいは、従来の書き方の本とは違い、あくまでも速く書く
技術を習得することで、仕事のパフォーマンスを上げることです。

とはいえ、具体的な文例集や、マニュアルではありません。書き方
を手取り足取り手ほどきするものでもありません。あくまでも、速
く書くために、日頃、意識すべきことや心構えなどを説いています。

書くことが苦手と考える人、たとえ得意でも、時間がかかるという
人も少なくありません。メールを一通書くのに、何時間もかけてい
るようでは、これからはやっていけません。

本書には、そんな悩みを解決する、意外に知られていない秘けつが、
たくさん書かれています。仕事を、ひいては人生を変えるきっかけ
になる可能性があります。ぜひ、読んでみてください。

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