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2011/07/08
課長の時間術
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課長時間が会社を変える
現在、会社から求められる課長の役割や負担は、おそらく20年前とは、比較できないくらいに大きくなっている。それに伴い、課長も同じ時間内に、どれだけ多くのアウトプットを出すかが問われる。「できる課長」は例外なく時間術に長けている。「できる課長」になるには時間術を身につけるべきなのだ...
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■■ ビジネス選書＆サマリー
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■今週の選書
■課長の時間術
■田中和彦
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■■選書サマリー
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課長時間が会社を変える
【１】
現在、会社から求められる課長の役割や負担は、おそらく20年前と
は、比較できないくらいに大きくなっている。それに伴い、課長も
同じ時間内に、どれだけ多くのアウトプットを出すかが問われる。
「できる課長」は例外なく時間術に長けている。「できる課長」に
なるには時間術を身につけるべきなのだ。
ただし、課長には課長の時間術がある。自分の時間をうまく使うこ
とはもちろん、組織の長として、組織全体の時間をどうマネジメン
トするか考えなくてはならない。
課長は、仕事について経営者と関わりが持てる最下位のポジション
だ。同時に、現場の仕事に直接手を下せる最上位のポジションだ。
これほど幅の広い立場はない。だから課長の時間術は重要なのだ。
【２】
実は、重要度の高い上位２割の仕事が８割の成果を生み出している。
そのため、課長の役割は「いかに重要度の高い２割の仕事を見極め、
そこにメンバーを集中させるか」にある。
そもそも、仕事には４種類ある。一つ目は「緊急度も重要度も高い」
仕事だ。ミスによるクレームがこれに当たる。
二つ目は「緊急度は高いが、重要度は低い」仕事だ。納期のはっき
りしているルーティンワークなどがこれに当たる。一つ目も、ふた
つ目も、効率的にすぐ終わらせるべきだ。
三つ目は「緊急度も重要度も低い」仕事だ。こんな仕事があるのか
と思うかもしれないが、若いメンバーの中には、意味のない作業を
黙々と続ける人も少なくない。これはやめさせるべきだ。
四つ目は「緊急度は低いが、重要度が高い」仕事だ。環境の変化に
応じたリニューアルなどがそうだ。実は、この仕事が「８割の成果
を生み出す２割の重要な仕事」だ。
この仕事は、中長期的な目標にして、じっくり取り組むべき仕事だ。
難易度の高いが、成果に大きく影響する仕事だから、やりがいがあ
るはずだ。
【３】
「緊急度は低いが重要度は高い」仕事をする時間を捻出するのは難
しい。なぜなら、課長ともなれば、自分の意思とは関係なく、部下
によってスケジュールが埋められていくからだ。
だから、部下からスケジュールを埋められる前に、あらかじめ自分
ひとりで使える時間を「自分へのアポイント」として、優先的に適
度にちりばめて入れておくべきだ。
その際、注意点は「自分へのアポイント」は周囲には知らせないこ
とだ。「そこは融通がきく」と思われてはならないからだ。
１日30分、少なくとも週に30分は「自分へのアポイント」を意識
的にスケジュールに入れてみるべきだ。
考えるための「自分へのアポイント」が、かえって物事を効率的に
進めてくれるはずだ。ビジョンを考え、戦略を練り、判断するため
に熟考したことが、組織のプラスになることを実感するはずだ。
【４】
「自分にしかできない、未来を創るために、時間をかけて考える仕
事」は、課長の仕事の本質だ。しかし、同時に、そういう仕事以外
の雑事に振り回されるのも、課長という立場の現実だ。
部下に振ることができる仕事ならいいが、中には、部下に任せられ
ない仕事もある。
そのような仕事の優先順位を決めるのが「時間軸」と「空間軸」だ。
その仕事を放置した場合、どれくらい影響が出るのか「時間軸」と
「空間軸」で想像するのだ。
「時間軸」は「１日放置したらどうなるか？」「３日なら」「１週
間なら」と時間を延ばして影響を予測することだ。「空間軸」は、
影響範囲を「どんな人、何人くらいに」と空間的に予測することだ。
この二つの軸を意識して、かかるコストや、迷惑のかかる人とその
人数などを予測する。すると、難しい優位づけも、比較的あっさり
答えが出たりするものだ。
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■■選書コメント
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タイトル通り、課長のための時間の使い方です。できる課長が、ど
うやって時間を使っているのか、部下や上司に振り回されず、自分
で時間の手綱を握り、成果を上げていくコツを教えてくれます。
課長は忙しい仕事です。マネジャーであり、プレイヤーでもある、
上司でもあり、部下でもあるという具合に、色々な役割を担わされ
ています。役割の数だけ、仕事があり、時間を取られます。
にもかかわず、課長のために書かれた時間の本はありませんでした。
課長とそれ以外の人の時間術は違いますから、そこに特化して時間
を論じる本が出たことは画期的です。
本書は「課長だからこそ」知っておくべき時間の考え方を、60項目
解説してくれます。部下の行動の把握の仕方や部下とのコミュニケ
ーションのための時間確保など、上司としての時間術が語られます。
同時に「上司の先回りせよ」「月曜日は、上司のスケジュールを把
握しておけ」など、部下として、上司に振り回されない時間のコツ
についても書いてあります。
もちろん、課長以外の人の参考にもなります。特に、いずれ課長を
目指す人は、いきなり課長になって困らないように、今から備えて
おくべきです。
また、大きな会社の課長なら、部下が数十人の単位でいるはずです。
本書もその規模の組織を想定していますから、小さな会社なら、社
長や幹部にも役に立つはずです。
人を束ねて最大の成果を上げたい人、いずれそういう立場になって
仕事がしたいと考える人で、時間の使い方がうまくないと感じてい
る人、もっと賢く時間を操りたいと考える人にお勧めします。
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