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2015/01/30
「時間がない！」から抜け出すちょっとした方法

時間の悩みを一発解消

「時間がない」「いつも時間に追い立てられている」そんな風に感じている人は少なくないはずだ。そんな悩みは、タイムマネジメントで解消することだ。ただし、タイムマネジメントは、５分や10分の小さな時間を省いたり、得たりすることではない。自分の持ち時間全体の生産性を上げ、満足度を上げ、自身が成長することを目指している...

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■今週の選書
■「時間がない！」から抜け出すちょっとした方法
■滝井いづみ
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■■選書サマリー　　
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時間の悩みを一発解消

【１】

「時間がない」「いつも時間に追い立てられている」そんな風に感
じている人は少なくないはずだ。そんな悩みは、タイムマネジメン
トで解消することだ。

ただし、タイムマネジメントは、５分や10分の小さな時間を省いた
り、得たりすることではない。自分の持ち時間全体の生産性を上げ、
満足度を上げ、自身が成長することを目指している。

タイムマネジメントは、セルフマネジメント、すなわち「自己管理」
の一つだ。良い習慣を身につけ、やり続ければ、良い状態を保つこ
とができる。一度やって終わりではない。習慣にするべきだ。

これができれば、自分のペースで仕事を進めている実感が持てるよ
うになる。また「やりたいこと」「やるべきこと」がどんどんでき、
バタバタせずに結果が出せる。そんな毎日を手にして欲しい。

【２】

あなたは、スケジュール帳に何を書き入れているだろうか。タイム
マネジメントのうまい人と、下手な人の違いは、スケジュールを見
ればわかる。

タイムマネジメントの下手な人は、人と約束したら、スケジュール
に約束時間を記入して終わりだ。一方、上手な人は、前後の移動に
必要な時間はもちろん、自分が作業する時間まで確保してしまう。

たとえば、その時に必要な提案や資料があるとすると、提案を考え
たり、資料を作成したりする時間まで、約束した時点で押さえてし
まうのだ。

要するに、タイムマネジメントのうまい人と下手な人との違いは、
スケジュールが「アポだけ記入した、ただの備忘録」か「自分がど
のように動くかまで考えた行動表か」の違いなのだ。

【３】

タイムマネジメントは、仕事を「始める時間」から決めるのが普通
だ。だが、時間の見積もりが下手で、仕事が時間通りに進まない人
は「終わる時間」から先に決めてみることをお勧めする。

終わる時間が決まれば、自ずと始まる時間が決まる。終わりの時間
を決めて始めるには、まず正確な時間の見積もりが必要だ。そのた
め、予定通りにいかない要因を、あらかじめ想定して潰していける。

さらに、終わりの時間を決めておけば「締め切り効果」が生まれる。
その結果「この時間までに、何としてもこれを仕上げよう」という
意識が生まれるのだ。

【４】

時間に余裕のないスケジュールは、すべてが順調にいくことを前提
に組まれている。しかし、トラブルやアクシデントはつきものだ。
必ず、アクシデントを吸収するバッファーを組み込むべきだ。

たとえば、人と会うときは、早めに着くように予定し、他の日でも
構わない、時間の調整になる用事を入れておく。すると「電車の遅
延で、約束の時間に間に合わない」といった事態が防げる。

ただ「パーキンソンの法則」によると、仕事量は、完成に与えられ
た時間を使い切るまで膨張する。たとえば、２時間でできる仕事に、
余裕を持たせて３時間の枠を用意しても時間が余らないのだ。

だから、所要時間の予測は、ぴったりか、少し短いくらいにしてお
くことをお勧めする。そうすることで「締め切り効果」が生まれ、
集中して仕事が出来るはずだ。

【５】

これは、前述の「バッファーを持つ」ことと矛盾するようだが、同
じではない。「休憩時間」や「いつでもできる事務作業」の時間を
取っておくことで、アクシデントを吸収する時間にするのだ。

このように、時間の見積もりは、厳しめにしておくことだ。これに
より、ダラダラ癖から抜けられるはずだ。なにより「その仕事にか
かる時間はどれくらいか」いつも自問するようにするべきだ。

このように、タイムマネジメントの基本は、仕事に取りかかる前の
スケジュールの立て方にある。今一度、スケジュールの立て方を見
なおしてみて欲しい。

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■■選書コメント
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先週に引き続き、タイムマネジメントの本です。前回は、チームの
時間効率を高める術でしたが、今回は自分の時間の効率を高め「こ
うなりたい」を叶える上で有用なヒントが満載です。

著者は、タイムマネジメントに特化したコーチで、これまで1000
時間を超えるタイムマネジメントのコーチングセッションをしてき
たという、ユニークな方です。

そんな著者が、いわゆる"時間術の基本"から、セッションの中で生
まれた"画期的なやり方"まで、53に分けて紹介してくれます。誰
もが、自分にぴったり来るやり方を見つけることができるはずです。

時間術というと、時短の小ネタ集が多いのですが、本書は違います。
「タイムマネジメントはセルフマネジメント、目指すべきは、良い
習慣」という著者の思想を反映しています。

また「時間術は、状況や好み、望みによっても変わるので、各自が
じっくり考え、自分に適したものだけを取り入れればいい」という
視点から、コーチングで集めた事例も満載しています。

時間のプロが書いた本だけあって、忙しい人が読みやすい工夫がさ
れています。たとえば、本文が１項目完結型になっていて、興味の
あるところだけを拾い読みできるようになっています。

他にも「実践した日付を入れる箇所」があったり「ノウハウの定着
を促す質問が掲載」されていたりします。これを「本書の使い方」
として、冒頭で解説しています。

仕事や立場を問わず、誰もが「忙しい」「間に合わない」「余裕が
ない」と、日々時間に追われていると思います。そんな疲弊してい
る人には、ぜひ一読をお勧めします。

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