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2017/11/24
仕事を高速化する「時間割」の作り方
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これが、時間管理のテクニックだ
時間管理や仕事術というと、耳にするのが手帳、ノート、付箋、卓上カレンダーなどだ。だが、時間管理をしたいなら、こうした代表的ツールを使わないことだ。常識を疑うことに、成功の鍵がある。これらのツールを使うと「予定を書き込んだ付箋や卓上カレンダーを見てしまう」「スマホに通知が届いたら気になる」「携帯電話が鳴ったら気になる」となる。これを「衝動の反応」と呼ぶ...
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■今週の選書
■仕事を高速化する「時間割」の作り方
■平野友朗
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■■選書サマリー
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これが、時間管理のテクニックだ
【１】
時間管理や仕事術というと、耳にするのが手帳、ノート、付箋、卓
上カレンダーなどだ。だが、時間管理をしたいなら、こうした代表
的ツールを使わないことだ。常識を疑うことに、成功の鍵がある。
これらのツールを使うと「予定を書き込んだ付箋や卓上カレンダー
を見てしまう」「スマホに通知が届いたら気になる」「携帯電話が
鳴ったら気になる」となる。これを「衝動の反応」と呼ぶ。
今やるべきことがあるのに、ある刺激が与えられると反応してしま
う。集中して作業したいなら、衝動の反応を限りなくゼロに近づけ
るしかない。今、目の前の業務に集中すべきなのだ。
何かがトリガーになって思考が飛び、目の前のことに集中できなく
なる。すぐやる必要がないことも、やらずに済まない。そのたびに
効率が落ちる。だから、きっかけになるものは近くに置かない。
自分が衝動の反応をしたら「今、衝動の反応をしているな」と意識
する。意識できたら「なんでこれをやっているんだろう」と原因を
探る。原因がわかったら、その原因から距離を取る。
【２】
一つの予定は、一回に集中できる時間を基準に組む。長時間集中す
ることは、誰にとっても大変だ。でも１時間程度なら誘惑に負けず
集中できるはずだ。
学校の授業時間と同じだ。予定の時間は、かたまりを小さくすれば
取り組みやすくなる。無理なく集中できる最小単位の時間を目安に
するのだ。
１時間を意識するために、タイマーをかけるのもいい。ダラダラと
作業しない。決めた時間内は集中する。集中を強いるだけでは持た
ないから休憩も入れる。休憩も仕事の一部なのだ。
気分が乗ったら、３回連続で３時間、一気にやる。たった３時間な
ら、電話に出なくても、メールを見なくても、問題はないはずだ。
集中できる環境に身を置き、集中を維持できれば効率は上がるのだ。
【３】
メモを取るのにノートは不要だ。クリップボードにコピー用紙を挟
めばいい。快適で持ち運びも楽だ。ノートは、書いた中から必要な
情報を探すのが不便だ。それに、書いた情報は不要なものが大半だ。
コピー用紙なら、いつも真っさらな状態でスタートできる。打ち合
わせのたびに10枚くらい用意して、１枚目に日付と相手の名前を書
き、メモを取る。
文字を書いても、図を書いてもいい。書きたいことが多ければ、紙
を追加すればいい。不要になったら１枚ずつ処分することもできる。
案件ごとにもまとめるのも容易だ。
なお、裏紙は使わないことだ。裏が透けると気になる。これがノイ
ズとなって思考が飛ぶ。思考は、ほんの数秒飛んだだけで、集中は
切れてしまう。
【４】
コピー用紙に書いたメモは、その日のうちに要る、要らないを判断
する。要らない情報は、すぐ処分する。要る情報はデータ化し、一
元管理している媒体に入力し、必要な時に辿り着けるようにする。
捨てるかどうか迷うが、使う可能性が低いものは、スキャンしてデ
ータ化しておく。スキャンした用紙は、すぐに処分して、残さない
ことだ。
データ化の必要はないが、保管しておきたい用紙は、クリアファイ
ルで保管する。一案件に一つのファイルと決め「時系列」「それ以
外」の２つのエリアに分けてスタンドに並べて管理する。
追加の情報を得たら、すぐにクリアファイルに入れる。常にアップ
デートをしてクリアファイルの中身は最新の状態にしておく。案件
が終わったら、すぐに処理する。
そして、２～３カ月に１回、全ての資料に目を通す。そして、要ら
ないものを処分する。「使う」と「捨てる」はワンセットだ。常に
手元にあるものは必要最小限にするべきなのだ。
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■■選書コメント
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時間術の本です。仕事の時間を効率的に管理して、人生の豊かさを
取り戻します。労働時間を減らすことで、趣味や家族との団らん、
スキルアップの時間を増やすことができます。
ビジネスを語る上で、時間は超重要な要素です。それなのに、個人
の時間管理の方法は、誰も教えてくれません。だから、多くの人が
自己流のやり方で過ごしています。
結果、残業の日々になります。「忙しい、忙しい」と言いながら、
大して成果も出ません。そこにちょっとした工夫をすれば、成果を
上げつつ、定時退社できるようになります。その工夫を教えます。
時間管理は、誰もが悩むため、ビジネス書の世界では定番のテーマ
です。手帳術、ノート術、付箋活用術など、ツールの使用法まで、
その範疇を広げれば、時間管理のノウハウは本当に無数にあります。
しかし、こうしたノウハウに時間費やして、かえって時間不足にな
るという、本末転倒なケースも見かけます。
一方、著者は「これらのツールはすべて不要」と言い切ります。そ
して、それに代わるノウハウを紹介していきます。たとえば「ノー
トの代わりにコピー用紙」という具合です。
特に、最終章、メールについては、ビジネスメール教育の第一人者
として、多数の著書やメディア登場歴のある著者らしく、圧巻で、
奥深いものです。
というわけで「やりたいことをやる時間がない」「定時に帰りたい
のに帰れない」「自分の予定が管理できない」「仕事に抜けや漏れ
がある」という人にお奨めします。
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