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2018/02/09
小さな「チーム」「プロジェクト」のウマい仕切り方
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明確に目標を設定する
社会人になると、誰もが、望まなくても、必ず「任される側」になる。だが、企画やプレジェクトの場合、手順書やマニュアルを誰かから渡されることはないのが普通だ。だから、はじめは困惑する。もちろん「はじめての取り組み」には、慣れていくしかない。だが、やみくもにとりかかっても、時間もかかるし、ミスも増える。だから、コツをつかんでから始めるべきだ...
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■今週の選書
■小さな「チーム」「プロジェクト」のウマい仕切り方
■■折戸裕子
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■■選書サマリー
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明確に目標を設定する
【１】
社会人になると、誰もが、望まなくても、必ず「任される側」にな
る。だが、企画やプレジェクトの場合、手順書やマニュアルを誰か
から渡されることはないのが普通だ。
だから、はじめは困惑する。もちろん「はじめての取り組み」には、
慣れていくしかない。だが、やみくもにとりかかっても、時間もか
かるし、ミスも増える。だから、コツをつかんでから始めるべきだ。
仕切るには、コツがある。経験が浅くても、未経験のことでも、い
くつかのコツを理解できてさえいれば、はじめての人でも、プロジ
ェクトはこなせるものだ。
特に、小さなチーム、プロジェクトを仕切るコツを身に付けるべき
だ。誰もが最初は、大きな規模のプロジェクトでなく、グループや、
班、組といった少人数、小規模の単位を仕切るからだ。
だが、プロジェクトは、規模が小さくなるほど、過去のやり方が真
似しにくい。そもそも、類似する案件が少ない。だからこそ、コツ
を押さえてから始めるべきなのだ。
【２】
最初にゴール地点を決めることだ。小さなプロジェクトほど、共通
のビジョンを持つ必要がある。そして、スタートとゴールを結ぶ途
中経過も、しっかり考えておくべきだ。
これを、プロセスイメージと言う。プロセスイメージを想定する上
で必要なことが、スタートとゴールの線を結ぶ通過点となる各目標
の想定だ。
目標は一つではない。工程が進むにつれて、その段階に合った目標
が存在する。小さな目標達成をひとつひとつ積み上げ、最終的に目
的に到達させるのだ。
ゴールイメージ、プロセスイメージ、目標設定までを「プレ準備」
とし、最初に整えておく。これをきちんと作ることで、スケジュー
ルや計画を立てる際、次の行動が明白になるはずだ。
【３】
プレ準備で、チームのビジョンができたら、次に準備だ。「やるこ
とのピックアップ」「何を、いつまでに、どんな方法でやるか」「計
画立案、スケジュールに落とし込み」「情報収集・整理」などだ。
たくさんの「準備」を経て、ステップを踏みながら小さな達成を繰
り返し、ゴールを目指す。その際、ゴールだけを見て、終わったら
次の作業というやり方ではだめだ。後ろの工程で時間がなくなる。
事前に日数を割り当て、小さなゴールを設定してクリアしていくス
テップを繰り返すべきだ。これにより、各作業に適した時間のバラ
ンスがとれるはずだ。
「todoリスト」を作って、すぐに仕事に取り掛かるべきではない。
ゴールまでのステップを計画する際には、各作業の中身にもプロセ
スを持たせる段取りの必要があるのだ。
詳細な作業は、思いつき順や、やりやすい順に着手しがちだ。しか
し、これらも段取りを組むべきだ。そうすれば、ステップに沿って、
スムーズにゴールに近づいていくことかできるはずだ。
【４】
予定を立てる際は、いわゆる自分の行動予定となる「スケジュール
表」と、取り掛かっているプロジェクトの進行表となる「工程表」
の２種類を作るべきだ。
自分の予定とプロジェクトの進行を通して「全体を見渡して行動で
きる」ようにするのだ。工程をスケジュール表に落とすことには、
様々な利点がある。
たとえば、見てわかりやすい。だから、他の仕事との整理がしやす
い。工程の重要ポイントを先にスケジュール上で押さえられるし、
会議や打合せの招集で、自分の空き時間を見つけてもらいやすい。
できれば、この方法をメンバー全員で共有してスタートするべきだ。
自分の都合で急ぎのデータを依頼する際などに、中身はわからなく
ても、相手の様子を見ることができるようになるからだ。
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■■選書コメント
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タイトル通り「小さなプロジェクト」の仕切り方を教えます。イベ
ントやキャンペーン、委員会、発表会など、プロジェクトの準備か
ら、進行・仕切り方などをわかりやすくまとめてあります。
誰もが、プロジェクトを任される機会があるはずです。その時は、
おそらくいきなり任されるはずです。その時、マニュアルなどは、
ありません。やり方を教えてくれる人もいないのが普通です。
だから、手さぐりで始めるしかありません。膨大な時間と手間暇を
かけた挙句、大した成果も残せないということもありえます。それ
を避けるコツを教えるのが本書です。
本書には、仕切る具体的なコツが書いてあります。プロジェクトの
特徴やゴールに向けて意識すべきポイントを、実践的な内容で解説
してくれます。
はじめにプロジェクト成功の要素を紹介します。すなわち「目標設
定」や「事前準備」「段取り」「対人・構造・条件面」「自分自身
の立ち位置」などについてです。
これらを、章ごとに一つづつ、詳しく解説していきます。たとえば、
「目標設定」なら「その必要性とメリット」、「具体的な大前提と
方法」という具合です。
本書のステップに従うことで、即動き出せるはずです。メンバーを
動かし、導き、期限内に段取り良く進めることができ、大きな成果
をあげられます。結果、メンバーも自分も大きく成長できます。
「リーダーを任されたが、やり方がわからない」「いずれ任される
時に備えたい」という人はもちろん、「仕事の進め方や人の動かし
方を知りたい」「やり方を変えたい」という人にもお奨めします。
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