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2020/01/17
仕事の「見える化」「記録術」
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知的生産的な仕事も「見える化」する
「見える化」という表現はトヨタ自動車による業務改善活動の観点で2006年に初めて登場した。生みの親であるトヨタでは「問題を見えるようにする」ことと定義している。ただし「見える化」で業務改善ができるのは、モノづくりの現場だ
けではない。考える仕事、知的生産が必要な仕事にも適用できるものだ...
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■今週の選書
■時短と成果が両立する 仕事の「見える化」「記録術」
■谷口和信
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■■選書サマリー
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知的生産的な仕事も「見える化」する
【１】
「見える化」という表現はトヨタ自動車による業務改善活動の観点
で2006年に初めて登場した。生みの親であるトヨタでは「問題を見
えるようにする」ことと定義している。
ただし「見える化」で業務改善ができるのは、モノづくりの現場だ
けではない。考える仕事、知的生産が必要な仕事にも適用できるも
のだ。
「見える化」の技術が身につけば、やるべきことが明確になり、始
めることが怖くなくなり、先延ばしがなくなる。そして、時間に余
裕をもって取りかかることができる。
だから、落ち着いて仕事を処理できる。また、仕事のヌケやモレ、
忘れ、期限遅れなどのミスがなくなるなどといったことが発生にな
くなり、仕事が効率的にすすめることができるはずだ。
【２】
「見える化」とは書き出すことだ。書き出しておく必要がある理由
は、人は必ず忘れるからだ。基本的には、思いついたことはすべて
書く、予定や人から頼まれたこともその場でメモする。
すべて書けば、意志の力を消費しない。小さなことでも決める、決
断する時にはウィルパワーを使う。迷う、悩む、考えることを減ら
すほど、集中しなければならないことに集中できる。
書いた場所は必ず覚えておく。だから、１か所に書き、すぐ見える
ところ、行動の通り道に置く。たとえば、持ち物リストを作ったら、
必ず見る机の上や玄関扉に貼る。
タスクリストなら、手帳やグーグルカレンダーと同時に見える場所
に書く。また、後で読み返した時に内容がわかるように、未来の自
分に優しく、丁寧に書くことを心がける。
最後に、覚えておくという行為は、忘れないよう、頭の中で思い出
す作業を繰り返していることと同じだ。脳に負担をかける。だから、
積極的に、忘れるために書き留めるべきだ。
【３】
記録するツールには、紙の手帳やノートなどのアナログツールと、
パソコンやスマートフォンなどのデジタルツールがある。
デジタルなら、定期的に繰り返すタスクを何度も入力する手間が省
ける。リマインドもしてくれる。検索性に優れているため、過去の
予定やタスクを簡単に検索できる。他人とも共有できる。
アナログは、柔軟性がある。デジタルは枠組みの中で操作しなけれ
ばならない。だから、頭の中身を書き出す、つまり「見える化」の
際には欠点だ。アナログのほうが速く描ける。
また一覧性が高い。スマートフォンの画面に比べて、手帳やノート
は多くの情報が一覧できる。さらに、手帳やノートは開けば起動時
間ゼロですぐに使える。バッテリーや電波の心配もない。
デジタルもアナログもツールだ。どちらが良い悪い、といった二者
択一ではない。やりたいことに合わせて使い分ければいい。自分が
使いやすく、都合がいいやり方をうまく組み合わせて使うべきだ。
【４】
タスクやスケジュールを書き出す際、注意すべきは「終わりを思い
描くことから始める」ことだ。すなわち「完成形やゴールをイメー
ジをする」のだ。
建設工事にはかならず設計図がある。設計図は、設計者が「こんな
ものを作りたい」「こんな色や形にしたい」という完成形をイメー
ジしたものを図面という形で表現したものだ。
仕事には、必ず期限がある。できる時にやろうと始めてしまったら、
いつ終わるかわからない。締め切りから逆算し、途中途中にチェッ
クポイントを設定し、それを守るように行動する。
そうすれば「締め切りギリギリにスタートしたために品質が低いも
のしかできなかった」ということはなくなる。「どんなものを作り
上げたいのか？」をイメージし、逆算して始める習慣を持つべきだ。
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■■選書コメント
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●今週の選書について
仕事術です。仕事が速く、正確になる秘訣です。方法は、仕事のタ
スクなどを「見える化」することです。月平均80時間以上の残業を
定時帰りに変えた著者が方法を教えてくれます。
「見える化」というと、製造現場の手法と思われがちです。実際、
その起源は、トヨタの業務改善になります。でも、そのエッセンス
は製造以外の仕事にも十分活かせるものです。
本書では、あらゆる知的生産的な仕事、さらには仕事を超えた夢の
実現や行動習慣、目標達成などの分野において「見える化」を取り
入れる意味と方法をわかりやすく解説してくれます。
働き方改革の一環で、残業を減らしつつ、成果も上げるという難題
に直面している人も多いと思います。そのためには、個人レベルで
も、大胆に業務を革新する必要があります。
まずは、仕事を棚卸しし、重要性や所要時間を検証し、具体的に対
処していくべきです。それを可能にするためには、一度すべてを「見
える化」することが必要です。
「見える化」すれば、ヌケやモレがなくなりますから、ミスも減ら
せます。さらに、習慣化しやすくなり、目標が叶えやすくなります。
このように「見える化」には、様々なメリットがあるようです。
本書では「見える化」の勘所を解説した上で「タスク」「予定」「行
動」など、テーマごとの方法を解説、さらには「夢や目標」まで「見
える化」します。できるところから取り組めば効果があるはずです。
もっと仕事を効率化したい人、大きな成果を上げたい人、夢や目標
がある人、プライベートも充実させたい人など、多くのビジネスパ
ーソンにおすすめします。
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『まぐまぐ大賞2019』（ビジネス部門）第３位選出
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