■無くせる会社のムダ作業100個まとめてみた
■元山文菜
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■■選書サマリー
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無くせる会社のムダ作業
【１】
オフィスワークの業務が、単純化・定型化しづらくなっている。従
来の業務改善では、複雑な業務を単純化し、決められた手順で進め
られるようにパターンに定型化することが、やり方の一つだった。
ここに来て、それが大きく変化している。テクノロジーが進化し、
お客さんや競合他社など働き方が変化した。その結果、ビジネスの
あり方そのものが大きく変化した。
業務は、ますます複雑化・高度化し、より洗練された仕組が求めら
れている。その結果、仕事の量が増え、さらに仕事の質の高さも求
められている。
【２】
ここで、策として練られる代表的な一つが人員の追加だ。だが、遅
れているプロジェクトに人を追加しても、プロジェクトは更に遅延
してしまう。これは「ブルックスの法則」として知られている。
理由は、タスク分解の限界やマネジメントやコミュニケーション
の増加などだ。働く人を数字で捉えて「人を増やせば問題は解決す
る」と考えるのは安易だ。
次に取られる策として、多くの職場では、新しいテクノロジーや
ＡＩを活用して仕事を効率化しようとする。だが、ＩＴソリューシ
ョンを導入するほど仕事が複雑化し、忙しさが増す。
なぜなら、ＩＴソリューションを導入すると、それを使いこなすた
めの手間が増えるからだ。それを無視して、今まで通りのやり方に
こだわると、更に仕事は増えてしまう。
ITソリューションを入れたら、単純化・定型化された仕事はＩＴ
に任せるべきだ。人間は複雑・高度化した仕事に専念するべきだ。
つまり、仕事のやり方そのものを変化させねばならないのだ。
【３】
徒労感が多いにも関わらず、達成感の得られない作業が職場にはた
くさんある。たとえば、できて当たり前だから、感謝されない。そ
れなのに、小さなミスで責められるといった仕事がその典型だ。
いわば、マイナスをゼロにするためだけに存在する仕事だ。やって
もやっても目に見えた成果を感じられない。だから「なんのために
やっているのか」が理解できないのだ。
今まで当たり前にやってきた仕事も、従事する人たちを苦しめる。
単調な作業は、ＩＴソリューションの方が向いているのだ。こうし
た仕事は人間が一生懸命やっても、ＩＴには勝てないのだ。
これまでを否定せず、時代の変化を楽しむことだ。時代が変わった
のだから、役目を終えて働く人たちを苦しめているムダ作業に気づ
き、改善すべきだ。一緒に新時代の業務を作っていくのだ。
【４】
会社の名刺を交換しても、自分の名刺を交換したことにはならな
い。結局、個人の所有物でなく、組織のものなのだ。それを会社自
体も忘れて個人のやり方に任せきっている。
その結果、社内での情報共有ができなくなってしまう。たとえば、
意図せず、同じお客さんに、同じような提案をしてしまうといった
ムダが発生してしまう。
また、担当者が辞めてしまうことで、相手と接点を失ってしまった
りする。紙の名刺は、整理するのにも膨大な時間もかかる。このム
ダな作業はチャンスさえ逃しかねないのだ。
だから、名刺・顧客管理システムを導入してデータベース化するべ
きだ。名刺データを会社として管理するのだ。そうして社内の人脈
を共有できれば、顧客への戦略が立てられるはずだ。
また、いつでも最新のアプローチリストが作れるようになる。他の
調達部門との取引情報をもとに、同じ製品購入の交渉を優位に進め
ることもできるはずだ。
社内で扱うすべてのデータは、個人の所有物ではない。会社のもの
なのだ。そのことを思い出すべきだ。そうすることでムダを省くこ
とはもちろん、新しい価値創造にもつなげるべきなのだ。
※「これじゃ、物足りない？」なら、コチラ
→ https://tinyurl.com/mvph7xvm
★本書の詳細、お買い求めは、→ https://amzn.to/3Si5acx
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■■選書コメント
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業務改善の本です。個人やチームのムダな仕事を無くして、楽に仕
事をこなしていく必要な効率化のノウハウを分野別に100個、紹介
してくれます。
職場はムダであふれています。上司と部下の印鑑リレーや無関係な
メール、意味のない会議などのせいで、いつも仕事に追われながら、
成果があげられないということになりがちです。
本書は、そんな状況を改善します。著者は、企業や自治体、病院
などの業務改善を推進する専門家です。そんな著者が、すぐにはじ
められる効率化のノウハウを、わかりやすく紹介してくれます。
業務改善というと、人の補充やＤＸの推進、ＡＩの導入など、組織
単位で取り組むべきものと思いがちです。でも、それ以前に、は個
人レベルのムダ作業が職場にはびこっていると著者はいいます。
そこで本書では、個人ですぐできるムダ撲滅の方法を業務、管理、
共有、処理、コミュニケーション、会議、組織など、切り口ごとに
解決法を紹介していきます。
使うのは、GmailやExcel、Zoom、スプレッドシートなど、ごく
一般的なツールです。これらを使いこなすだけで、高度なシステム
や難しいデジタルスキルがなくても効率化はできると言います。
さらに、そもそもその作業が本当に必要かどうかを考えさせます。
もし、止めても支障がないものなら、すぶに止めればいいのです。
制度も高度なシステムの導入も不要ですから、一瞬で解決できます
というわけで、無駄な仕事が多くて仕事が終わらないという悩みを
抱える人はもちろん、もっと効率的に仕事をしてパフォーマンスを
上げたいという人まで、すべてのビジネスパーソンにおすすめです。
※「これじゃ、物足りない？」なら、コチラ
→ https://tinyurl.com/mvph7xvm
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◎バックナンバー→ http://www.bbook.jp/backnumber
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発行元：（株）アンテレクト 藤井孝一 Copyright 1999-2023
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■今週の選書
■無くせる会社のムダ作業100個まとめてみた
■元山文菜
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無くせる会社のムダ作業
【１】
オフィスワークの業務が、単純化・定型化しづらくなっている。従
来の業務改善では、複雑な業務を単純化し、決められた手順で進め
られるようにパターンに定型化することが、やり方の一つだった。
ここに来て、それが大きく変化している。テクノロジーが進化し、
お客さんや競合他社など働き方が変化した。その結果、ビジネスの
あり方そのものが大きく変化した。
業務は、ますます複雑化・高度化し、より洗練された仕組が求めら
れている。その結果、仕事の量が増え、さらに仕事の質の高さも求
められている。
【２】
ここで、策として練られる代表的な一つが人員の追加だ。だが、遅
れているプロジェクトに人を追加しても、プロジェクトは更に遅延
してしまう。これは「ブルックスの法則」として知られている。
理由は、タスク分解の限界やマネジメントやコミュニケーション
の増加などだ。働く人を数字で捉えて「人を増やせば問題は解決す
る」と考えるのは安易だ。
次に取られる策として、多くの職場では、新しいテクノロジーや
ＡＩを活用して仕事を効率化しようとする。だが、ＩＴソリューシ
ョンを導入するほど仕事が複雑化し、忙しさが増す。
なぜなら、ＩＴソリューションを導入すると、それを使いこなすた
めの手間が増えるからだ。それを無視して、今まで通りのやり方に
こだわると、更に仕事は増えてしまう。
ITソリューションを入れたら、単純化・定型化された仕事はＩＴ
に任せるべきだ。人間は複雑・高度化した仕事に専念するべきだ。
つまり、仕事のやり方そのものを変化させねばならないのだ。
【３】
徒労感が多いにも関わらず、達成感の得られない作業が職場にはた
くさんある。たとえば、できて当たり前だから、感謝されない。そ
れなのに、小さなミスで責められるといった仕事がその典型だ。
いわば、マイナスをゼロにするためだけに存在する仕事だ。やって
もやっても目に見えた成果を感じられない。だから「なんのために
やっているのか」が理解できないのだ。
今まで当たり前にやってきた仕事も、従事する人たちを苦しめる。
単調な作業は、ＩＴソリューションの方が向いているのだ。こうし
た仕事は人間が一生懸命やっても、ＩＴには勝てないのだ。
これまでを否定せず、時代の変化を楽しむことだ。時代が変わった
のだから、役目を終えて働く人たちを苦しめているムダ作業に気づ
き、改善すべきだ。一緒に新時代の業務を作っていくのだ。
【４】
会社の名刺を交換しても、自分の名刺を交換したことにはならな
い。結局、個人の所有物でなく、組織のものなのだ。それを会社自
体も忘れて個人のやり方に任せきっている。
その結果、社内での情報共有ができなくなってしまう。たとえば、
意図せず、同じお客さんに、同じような提案をしてしまうといった
ムダが発生してしまう。
また、担当者が辞めてしまうことで、相手と接点を失ってしまった
りする。紙の名刺は、整理するのにも膨大な時間もかかる。このム
ダな作業はチャンスさえ逃しかねないのだ。
だから、名刺・顧客管理システムを導入してデータベース化するべ
きだ。名刺データを会社として管理するのだ。そうして社内の人脈
を共有できれば、顧客への戦略が立てられるはずだ。
また、いつでも最新のアプローチリストが作れるようになる。他の
調達部門との取引情報をもとに、同じ製品購入の交渉を優位に進め
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社内で扱うすべてのデータは、個人の所有物ではない。会社のもの
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とはもちろん、新しい価値創造にもつなげるべきなのだ。
※「これじゃ、物足りない？」なら、コチラ
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業務改善の本です。個人やチームのムダな仕事を無くして、楽に仕
事をこなしていく必要な効率化のノウハウを分野別に100個、紹介
してくれます。
職場はムダであふれています。上司と部下の印鑑リレーや無関係な
メール、意味のない会議などのせいで、いつも仕事に追われながら、
成果があげられないということになりがちです。
本書は、そんな状況を改善します。著者は、企業や自治体、病院
などの業務改善を推進する専門家です。そんな著者が、すぐにはじ
められる効率化のノウハウを、わかりやすく紹介してくれます。
業務改善というと、人の補充やＤＸの推進、ＡＩの導入など、組織
単位で取り組むべきものと思いがちです。でも、それ以前に、は個
人レベルのムダ作業が職場にはびこっていると著者はいいます。
そこで本書では、個人ですぐできるムダ撲滅の方法を業務、管理、
共有、処理、コミュニケーション、会議、組織など、切り口ごとに
解決法を紹介していきます。
使うのは、GmailやExcel、Zoom、スプレッドシートなど、ごく
一般的なツールです。これらを使いこなすだけで、高度なシステム
や難しいデジタルスキルがなくても効率化はできると言います。
さらに、そもそもその作業が本当に必要かどうかを考えさせます。
もし、止めても支障がないものなら、すぶに止めればいいのです。
制度も高度なシステムの導入も不要ですから、一瞬で解決できます
というわけで、無駄な仕事が多くて仕事が終わらないという悩みを
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発行元：（株）アンテレクト 藤井孝一 Copyright 1999-2023
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